ทุกวันนี้มีกี่องค์กรที่ใช้ห้องประชุมเป็นที่เรียนรู้วิธีการทำงาน ปรับปรุงคุณภาพการทำงาน และ นำสิ่งที่ได้ไปเรียนรู้และปฏิบัติงานจริง
ในทุกครั้งส่วนใหญ่ ที่เราพบเจอในห้องประชุม คือ
-การบ่นเรื่องเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ซาก ๆ
-เอาเรื่องเก่ามาเล่าใหม่ พยายามระลึกชาติ
-หาแต่จำเลย เพราะต้องการตัดสินคดีความ
-พลังงานเชิงลบมากมาย แม้ริวไม่อยู่ก็สัมผัสได้
-เรื่องสร้างสรรค์ไม่ค่อยมี แต่เรื่องเอาหน้ามีให้เห็น
-ชื่นชมรสชาติขนมกับกาแฟแสนอร่อยแต่เวลาขอความคิด ไม่ยักเห็นมีเหมือนขยันออกความเห็นเรื่องอาหารเบรคจริง ๆ แล้ว
#สิ่งที่เราควรทำเรื่องการประชุม คือ
มาถึงห้องประชุมก่อนล่วงหน้า 15 นาที
-สั่งขนมและน้ำให้เรียบร้อย (ถ้าห่วงทาน )
-กำหนดหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน และ คาดหวังเรื่องอะไรหลังประชุมเสร็จ
-กำหนดเวลาการประชุมให้แล้วเสร็จอย่างน้อยไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง ถ้าหัวข้อใหญ่ ไม่ควรเกิน 1.30 ชั่วโมง
-ถ้าใช้เวลาไปแล้วถึง 80 % แล้วหาข้อสรุปและแนวทางคาดหวังไม่ได้ให้ยุติการประชุมทันทีเพราะเสียเวลาที่เหลือ เราอาจจะได้คำตอบที่เร่งรีบจาก 5 นาทีสุดท้ายซึ่งไม่ดีแน่นอน
-ทบทวนการประชุมในทุกครั้งก่อนปิดการประชุม มอบหมายความรับผิดชอบให้ใครระบุชื่อให้ชัด กำหนดเวลาแล้วเสร็จ เมื่อไหร่แจ้งให้ดัง ๆ
-ให้กำลังใจและพลังงานบวกก่อนแยกย้ายเก็บของ เก็บโต๊ะ เก้าอี้ เก็บห้องประชุมให้เรียบร้อยเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น
-แยกย้าย
#ข้อสำคัญ ถ้าบางเรื่องเราคุยกันเองได้ เข้าใจบทบาทหน้าที่และร่วมเรียนรู้กันและกัน เราก็ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการประชุมที่ยาวนาน และมันก็จะเป็นการสร้างระบบความสัมพันธ์ของเราและการสื่อสารของเรากับคนในทีมและที่ร่วมงานกันด้วยให้ดีขึ้น เพียงแค่นี้เราก็สามารถประชุมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว…
เรียนรู้เพื่อเติบโตครับ “ง่าย คือ งาม”
ครูอ๊อฟ วิทยากรนอกกรอบ
